Menu Sluiten

Huishoudelijk Reglement

 

Huishoudelijk Reglement vastgesteld op 23 november 2018.

Dit Huishoudelijk Reglement (HR) dient ter uitwerking van de Statuten van de stichting Veteranen Organisatie Zuidoost Drenthe
Bij elk artikel wordt aangegeven op welk(e) artikel(en) van de Statuten het onderhavige reglement/ artikel betrekking heeft.

Artikel 1. Stichting

Betreft artikel 1 van de Statuten.

De Stichting draagt de naam: Veteranen Organisatie Zuidoost Drenthe (VOZOD), is gevestigd in Emmen en is opgericht voor onbepaalde tijd. 
De stichting bestaat uit een Bestuur, Raad van Advies en vrijwilligers, het betreft artikel 4 van de Statuten. Daarnaast kent de Stichting donateurs en begunstigers.

Artikel 2. Doelstelling

Betreft artikel 2 van de Statuten. Het organiseren van de activiteiten. 
Het bemiddelen tussen veteranen en eerstelijns zorgverlening. 
Het organiseren van promotieactiviteiten, bedoeld om de bekendheid met de veteranen problematiek te vergroten, waaronder een Regionale Veteranen dag, aanwezigheid bij regionale Herdenkingsbijeenkomsten en het mede organiseren van schoolvoorlichtingsprojecten.

Artikel 3. Raad van advies

Betreft artikel 10 en 11 van de Statuten. De Raad van Advies geeft gevraagd en ongevraagd advies over het te voeren of gevoerde beleid door het Bestuur van de VOZOD. 
De RVA vergadert tenminste een maal per jaar met het Bestuur, met als doel het bespreken van het gevoerde en in de toekomst te voeren beleid. (We zijn nog op zoek naar geschikte mensen).

Artikel 4. Taakaanduidingen

Betreft artikel 4, 5, 6, 7, 8 en 9 van de Statuten. De leiding van de Stichting berust bij het Bestuur, evenals de verantwoordelijkheid voor het naleven van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Het bestuursbeleid dient duidelijk en open te zijn en gericht op de belangen van de Stichting en haar doelstellingen.

Artikel 5. Bestuur

Het Bestuur bestaat uit het Dagelijks Bestuur en bestuursleden met coördinerende taken. 
Alle bestuursfuncties (taken) worden in overleg, door het gehele bestuur vastgesteld. 
Het bestuur vergadert in de regel één keer per maand.

Artikel 6. Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur (DB) bestaat uit de Voorzitter, Vicevoorzitter, Secretaris en Penningmeester. Het DB is verantwoordelijk voor het nemen van besluiten en beslissingen die gebaad zijn bij enige mate van urgentie. Na het nemen van het besluit/beslissing is het DB gehouden tot het informeren van het Bestuur en het vaststellen van het besluit/beslissing. 
De voorzitter neemt initiatief tot het houden van een DB-vergadering.

6.1 Voorzitter

De Voorzitter is de eerstverantwoordelijke van de Stichting. 
Hij leidt als regel de bestuursvergaderingen en de algemene vrijwilligers vergaderingen. 
Voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken treedt hij coördinerend op ten aanzien van de taken, die aan bestuursleden zijn toegewezen. De voorzitter vertegenwoordigt de Stichting naar buiten. 
De vaststelling van een, door de algemene vrijwilligers vergadering, genomen voorstel berust bij hem.

6.2 Vicevoorzitter

De Vicevoorzitter is verantwoordelijk voor de taken van de Voorzitter bij diens afwezigheid. 
Voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken treedt hij coördinerend op ten aanzien van de interne taken, die aan de vrijwilligers zijn toegewezen.

6.3 Secretaris

De Secretaris is belast met het samenstellen van de agenda voor de vergaderingen, het tijdig verzenden daarvan, het notuleren van de vergaderingen en het samenstellen van het jaarverslag. Tevens voert hij zowel de vrijwilligers- als de veteranen administratie, de correspondentie en beheert hij het archief.

6.4 Penningmeester

De Penningmeester heeft de zorg over het beheer van de bezittingen. 
Daaronder tevens te verstaan het innen en betalen van gelden enz. 
Hij stelt in overleg met het bestuur de jaarlijkse begroting samen. 
In zijn taak kan hij terzijde worden gestaan door (een) ingestelde commissie(s).

Artikel 7. Bestuursleden met coördinerende (proces bewakende) taken.

7.1 Coördinator Activiteiten

De coördinator activiteiten heeft als taak het coördineren van in- en externe activiteiten. 
De externe activiteiten betreffen o.a. de Regionale Veteranen dag en regionale aanwezigheid bij activiteiten (kransleggingen enz.). Daarnaast heeft de coördinator activiteiten de taak om de jaarplanning van de activiteiten op te stellen en te bewaken.

7.2 Coördinator PR

De coördinator PR heeft als taak:

* Het coördineren van de interne en externe communicatie bij activiteiten, georganiseerd door de VOZOD
* Stichting via media, zoals krant/radio/TV/website/facebook/interne en externe nieuwsbrief enz. 
* Het onderhouden van de website en facebook-pagina van de Stichting en het maken van posters, inschrijfformulieren, folders en voorlichtingsmateriaal. 

7.3 Coördinator scholenproject

De coördinator scholenproject heeft als taak het coördineren van alle voorkomende activiteiten ten behoeve van voorlichtingsprojecten bij scholen. Contact met VI i.v.m. Soldaat voor de klas.

7.4 Coördinator vrijwilligers

De coördinator vrijwilligers heeft als taak het coördineren van de werving van vrijwilligers, het aangaan van vrijwilligerscontracten (vrijwilligersstatuut), organiseren van vrijwilligersbijeenkomsten niet zijnde de jaarlijkse algemene vrijwilligersvergadering, de bijscholing en het houden van (evaluatie) gesprekken met vrijwilligers samen met de Vicevoorzitter.

Werving en selectie van Bestuursleden.
Kandidaat-bestuursleden melden zich aan of worden aangemeld (door derden) bij het Bestuur. 
Dit gebeurt door middel van een brief met C.V. Het kandidaat-bestuurslid wordt uitgenodigd voor een gesprek met een afvaardiging van het Bestuur bestaande uit minimaal twee bestuursleden (sollicitatiecommissie). 
Deze commissie brengt verslag uit in de bestuursvergadering. Als het gesprek met de commissie en de beoordeling van de commissie positief zijn, wordt de kandidaat uitgenodigd in de eerstvolgende bestuursvergadering waarin verdere afspraken worden gemaakt.

Artikel 8. Vrijwilligers

Vrijwilligers zijn personen die de Stichting assisteren bij de uitvoering van de door de Stichting georganiseerde activiteiten. Vrijwilligers onderschrijven de doelstellingen van de VOZOD en hebben de door de Stichting aangeboden vrijwilligersstatuut ondertekend. 
Door ondertekening zijn de vrijwilligers verzekerd tijdens de activiteit(en) en komen ze in aanmerking voor andere faciliteiten.

De vrijwilligers ontvangen leiding / instructie van de coördinator van het betreffende project. 
Indien gemaakte afspraken niet nagekomen kunnen worden, wordt de betreffende projectleider hiervan tijdig op de hoogte gesteld. Alle vrijwilligers hebben en houden contact met de coördinator vrijwilligers.

 

Werving en selectie Vrijwilligers:

  1. Aanmelding;
    De kandidaat-vrijwilliger wordt aangemeld / meldt zich aan bij de coördinator vrijwilligers.
  2. Kennismakingsgesprek;
    Tijdens het kennismakingsgesprek krijgt de kandidaat-vrijwilliger informatie over de VOZOD. Het Bestuur wordt op de hoogte gesteld t.a.v. de nieuwe kandidaat. 
    De kandidaat vult een formulier in met zijn/haar algemene gegevens; bij dit formulier komt een kopie van een geldig persoonsbewijs. 
    Er worden afspraken gemaakt over de activiteiten/werkzaamheden die de kandidaat gaat uitvoeren.
  3. Evaluatie Vrijwilligersstatuut;
    Tenminste twee maanden na aanvang van de werkzaamheden, vindt een evaluatiegesprek plaats tussen de coördinator vrijwilligers en de verantwoordelijke coördinator, waaronder de vrijwilliger werkzaam is. 
    Doel van deze evaluatie is het vaststellen of beide partijen tevreden zijn en met elkaar door willen gaan. Als alle partijen tevreden zijn, wordt dat vastgelegd door middel van het ondertekenen van het vrijwilligersstatuut door de vrijwilliger en de coördinator vrijwilligers.

Projectmedewerk(st)er,

Voert werkzaamheden uit in de context van een specifieke activiteit, het kan hier gaan om een eenmalige/dan wel een zich herhalende activiteit.

Bibliothecaris/documentalist,

  1. Doet de registratie van alle binnenkomende boeken, brochures, tijdschriften, cd/dvd’s en beheert de collectie.
  2. Is verantwoordelijk voor het uitlenen en registreren van boekwerken aan de veteranen op vertoon van hun veteranenpas.

Artikel 9. Rechten en plichten

Zie het vrijwilligers statuut. De vrijwilligers die de beschikking hebben gekregen over eigendom(men) van de Stichting zoals werkkleding en/of sleutels, worden geacht deze na de activiteit weer in te leveren bij de voor het project verantwoordelijke projectcoördinator. Opzegging van het vrijwilligerscontract gebeurt door schriftelijke melding bij de coördinator vrijwilligers van de Stichting.

Artikel 10. Donateurs en begunstigers

Als zodanig kunnen beschouwd worden personen of rechtspersonen, die de Stichting jaarlijks een nader te bepalen bedrag of goederen in natura schenken. De bevoegdheid om hier een waardering aan te koppelen ligt bij het Bestuur.

Artikel 11. Kascontrolecommissie (KCC)

De KCC heeft tot doel de financiële gang van zaken binnen de Stichting op juistheid te controleren. Zij doet dat door voor het einde van het eerste kwartaal, de financiële stukken over het afgelopen jaar te onderzoeken en van haar bevindingen verslag uit te brengen aan het Bestuur. 
Na akkoord bevinding doet het Bestuur een voorstel aan de Raad van Advies tot dechargering van het Bestuur en de Penningmeester over het gevoerde beleid. Daarmee is haar taak voor dat jaar voltooid. De leden van de kascontrolecommissie worden jaarlijks aangezocht.